煤矿文件保密制度

一、全矿所有档案归档案室统一管理，任何部门、任何个人不准私自存放。

二、矿属各科室必须配备一名兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理、归档、查找、利用等工作，没有配备兼职档案员，对该科负责人罚款100元。

三、专兼职档案员应具有高中以上文化程度，并且懂技术、会管理、热心于档案事业。不符合条件者，对部门负责人罚款50元。

四、各业务部门兼职档案员工作变动时，必须经档案部门同意，主管领导批准，交清所有档案资料。否则，对部门负责人及档案员各罚50元。

五、各部门的行文稿件，必须规范，不得使用复写笔、铅笔或纯蓝水书写及签字。否则，发现一次，罚主管部门及签字人各50元。

六、各业务部门当年形成的文件材料，必须于次年三月底前由兼职档案员负责整理，按要求归档。否则，罚部门负责人及档案员各50元，并通报批评。

七、文件材料的形成和归档应列入各业务部门和有关人员的职责范围、岗位责任制和工作目标，没有列入者，罚部门科长50元。

八、凡涉及档案材料的形成、积累、归档工作的会议和有关活动，如科研成果鉴定、工程竣工验收、矿召开的大型会议、举办的大型活动等，主管部门应通知档案室参加，同时向档案室移交一套完整的材料。否则，对主管部门负责人罚款100元。

九、基建工程的施工、竣工资料由主管部门在竣工验收前移交归档，底图则由设计部门在竣工后两个月内修改归档，承包工程签订合同时，主管部门通知档案室参与。工程竣工后，半月内将完整的技术档案交档案室。否则，对主管部门负责人罚款100元。

十、新购的设备或改造机械动力设备的技术材料由承制单位和设备主管单位于试车合格及时归设备大修技术材料档案，在竣工验收后及时归档，外购和引进设备开箱验收时归档，设备开箱验收时，主管部门必须通知档案室参加，并将设备资料完整归档，否则，对主管部门负责人罚100元。

十一、各单位获得市级以上的集体荣誉证件、奖品、赠品等实物，由主管部门展示一个月后，送档案室保管，否则，罚主管部门负责人及兼职档案员各50元。

十二、凡公费购买的图书资料、胶卷、扩印照片、音像资料，使用完毕后，必须将底版、照片和复制的音像资料交档案室整理归档。

十三、凡应归档的合同、协议、验收证明必须向档案室按时移交原件，否则罚起草部门负责人50元。

十四、职工档案交档案室管理后，统一编号、归档，任何人不准私自存放。

十五、新参加工作或外单位调入工人，办公室调配人员应在收到档案并且手续齐全后10天内交档案室，档案员验收无误后，方可接收归档。

十六、凡因工作调动，外单位需调工人档案时，有集团公司劳动处调档通知单，经办公室主任签字，档案员让职工本人签字登记后，方可带走。

十七、因工作需要（例如：技师考评、农转非、退休、选招、除名、死亡等）借档，均需以书面形式说明原因，经办公室主任同意，主管领导签字后，到档案室办理借阅手续，工作结束后应及时归还，否则，不予办理。

十八、凡需查阅利用档案的，统一由各业务部门的兼职档案员办理，并严格借阅、利用、归档手续，不按规定办理的对当事人罚款50元。

十九、凡外单位查找利用档案时，必须经矿长或档案主管领导批准后，方可查阅。图纸、资料需经矿长、总工程师批准后，方可查阅。

二十、因工作需要复制的各种文件资料，要履行审批手续，填写“复制文件资料审批单”后按档案室规定执行。

二十一、各业务部门的涉密人员，严格按《档案法》和“保密人员十不准”执行，违者按《档案法》、《保密法》论处。

二十二、矿属各部门的文件，资料不能私自存放，更不能私自销毁与处理，每月由兼职档案员送交档案室，否则，追究部门负责人的责任；若需销毁的，需经有关部门及领导鉴定后按规定统一销毁。否则发现一次罚部门负责人50元。